Tips Pengurusan Masa
Jika anda tidak pernah mempunyai masa yang
cukup, pengurusan masa yang
lebih baik akan dapat membantu anda mendapatkan
semula kawalan tersebut.
Sama ada dalam pekerjaan anda atau gaya hidup anda secara
keseluruhan, belajar bagaimana untuk menguruskan masa anda secara berkesan akan
membantu anda berasa lebih tenang, fokus dan dalam kawalan.
"Tujuan pengurusan masa yang baik adalah untuk
mencapai keseimbangan gaya hidup yang anda mahukan," kata Emma Donaldson-Feilder, seorang ahli psikologi
pekerjaan yang disewa.
Berikut adalah tip-tip utama Emma untuk pengurusan masa
yang lebih baik:
Capai Matlamat Anda
"Kerja apa yang anda mahu, keutamaan anda dalam
kehidupan, dan apa yang anda mahu capai dalam kerjaya atau kehidupan
peribadi," kata Emma. "Itulah prinsip
panduan bagaimana anda menghabiskan masa anda dan bagaimana anda
menguruskannya."
Sebaik sahaja anda telah bekerja di luar gambaran yang
lebih besar, anda boleh bersenam beberapa matlamat jangka pendek dan jangka
sederhana. "Mengetahui matlamat
anda akan membantu anda merancang dengan lebih baik dan memberi tumpuan kepada
perkara-perkara yang akan membantu anda mencapai matlamat tersebut," kata
Emma.
Membuat Senarai
Senarai tugasan adalah cara yang baik untuk dianjurkan."Cubalah
dan lihat apa yang terbaik untuk anda," kata Emma.
Beliau lebih suka untuk menyimpan senarai tugasan
tunggal, untuk mengelakkan kehilangan mengesan beberapa senarai. "Menyimpan senarai
akan membantu anda mendapatkan keutamaan dan masa anda. Ia boleh membantu anda
menunda tugas-tugas yang tidak mendesak."Pastikan anda menyimpan senarai
anda di tempat yang boleh diakses.Jika anda sentiasa mempunyai telefon anda,
contohnya, menyimpannya pada telefon anda.
Beri Tumpuan Kepada Keputusan
pengurusan masa yang baik di tempat kerja bermakna
melakukan kerja yang berkualiti tinggi, bukan kuantiti yang tinggi. Emma menasihatkan tidak
menumpukan perhatian kepada kesibukan masing-masing, tetapi kepada keputusan.
"Menghabiskan lebih banyak masa pada sesuatu yang
tidak semestinya mencapai lebih banyak," kata beliau. "Tinggal satu jam
tambahan di tempat kerja pada akhir hari itu tidak boleh menjadi cara yang
paling berkesan untuk menguruskan masa anda."
Mempunyai Rehat Makan Tengah Hari
Ramai orang bekerja melalui rehat tengah hari mereka,
tetapi Emma mengatakan bahawa boleh menjadi tidak produktif. "Sebagai peraturan
umum, dengan mengambil sekurang-kurangnya 30 minit dari meja anda akan membantu
anda untuk menjadi lebih berkesan pada waktu petang," kata beliau.
"Pergi untuk berjalan-jalan di luar rumah atau,
lebih baik lagi, melakukan senaman," kata Emma. "Anda akan kembali
ke semula bertenaga meja anda, dengan satu set baru mata dan tumpuan
diperbaharui."
Merancang hari anda dengan rehat tengah hari juga akan
membantu anda untuk memecahkan kerja anda menjadi ketulan lebih terkawal.
Mengutamakan Tugas-Tugas Penting
Tugas boleh dikumpulkan ke dalam empat kategori:
- segera dan
penting
- tidak
segera tetapi penting
- segera
tetapi tidak penting
- tidak
mendesak dan tidak penting
Orang yang mempunyai pengurusan masa yang baik menumpukan
perhatian kepada aktiviti "tidak segera tetapi penting". Dengan cara itu mereka
mengurangkan peluang aktiviti yang pernah menjadi "segera dan
penting".
"Tujuannya adalah untuk belajar bagaimana untuk
menjadi yang lebih baik untuk mengurangkan jumlah tugas segera dan penting.
Mempunyai untuk berurusan dengan terlalu banyak tugas-tugas segera boleh
memberi tekanan," kata Emma.
Amalkan 'empat Ds'
Satu kajian mendapati bahawa satu dalam tiga pekerja
pejabat mengalami tekanan e-mel. Membuat keputusan pada
kali pertama anda membuka e-mel adalah penting untuk pengurusan masa yang baik.
Emma menasihatkan mengamalkan "empat Ds":
- Padam : anda mungkin boleh memadam
separuh e-mel anda dengan segera.
- Adakah : jika
e-mel yang segera atau boleh disiapkan dengan cepat.
- Perwakilan : jika
e-mel yang boleh lebih baik diuruskan oleh orang lain.
- Menangguhkan : meluangkan masa kemudian untuk menghabiskan pada e-mel yang
memerlukan tindakan lebih lama.